Projektfähigkeit – Sind Sie bereit für ein IT Projekt?

Egal ob Sie ein neues ERP System benötigen, ein größeres Upgrade Ihres bestehenden Systems ansteht oder ob Sie in Teilbereichen neue Software einführen (Lager, Produktentwicklung, …); im Vorfeld eines IT Projekts gibt es immer vieles zu klären, abzustimmen und vorzubereiten.

Bei einer neuen Software wird der Schwerpunkt zunächst darauf liegen, die Anforderungen in einem kurzen Anforderungsprofil oder ausführlichen Lastenheft zu beschreiben und eventuell zu visualisieren. Sie werden sich über die möglichen Lösungsanbieter informieren und im Rahmen eines RFI (Request for Information) und RFP (Request for Proposal) eine Auswahl treffen. Schließlich haben Sie sich für einen Anbieter entschieden, mit dem Sie die abschließenden Lizenz- und Vertragsverhandlungen durchführen. Dem Start des IT Projekts steht nichts mehr im Weg.

Mit unserer etablierten Sandmeier Methode zur IT Auswahl (Abbildung1) unterstützen wir unsere Kunden schon seit vielen Jahren in den Auswahlprozessen.

In den darauf folgenden Einführungsprojekten sind wir häufig in der Qualitätssicherung tätig. Wir unterstützen hier auf unterschiedlichen Ebenen (siehe Abbildung 2) und erfahren so hautnah, welche Probleme und Diskussionen die Projekte behindern und verzögern.

Die Erfahrung in dieser Projektbegleitung hat gezeigt, dass die Auslöser der Verzögerungen sich in vielen Projekten gleichen und für viele schon vor Projektstart Lösungen und Regelungen gefunden werden können. In einem Fragenkatalog haben wir diese Punkte systematisch zusammengestellt und so eine Methode geschaffen, die es uns erlaubt vor Projektbeginn einen Status abzugeben, wie bereit eine Firma für das geplante IT Projekt ist und welche Unklarheiten noch dringend geklärt werden müssen. Die Bedeutung der einzelnen Punkte für das jeweilige Projekt ist abhängig von der Projektdauer und dem Projektumfang.

Viele dieser Fragestellungen gehören eigentlich zum normalen Projektmanagement. Sie werden jedoch oft verdrängt, vergessen oder als nicht so wichtig erachtet.

Auf Seite der Implementierer geschieht das vielleicht um keine Ängste vor den „großen Herausforderungen“ zu schüren. Auf Seite der Kunden hört man später öfter, dass man dachte, dass sich da schon irgendwer drum kümmern wird.

In einem Workshop (abhängig vom Projektumfang 1-2 Tage) bearbeiten wir unseren Fragenkatalog mit Ihnen gemeinsam. Mit unsere Erfahrung aus zahlreichen Projekten werden wir Sie zu jedem Punkt mit Hinweisen und Tipps zur Umsetzung unterstützen.

Über ein Bewertungsschema nach Punkten schätzen wir ein, wie gut Sie als Firma für das bevorstehende Projekt aufgestellt sind. Wir geben Empfehlungen wie die bestehenden Defizite gedeckt werden können, welche Fragestellungen zeitnah erörtert werden sollen und welche Entscheidungen notwendig sind, damit das Projekt innerhalb der geplanten Termine und Budgets erfolgreich werden kann.

Idealerweise findet der Workshop vor der endgültigen Entscheidung für einen Anbieter statt. Die Erkenntnisse aus dem Workshop werden in der Regel Auswirkungen auf den Zeitplan, den Projektumfang und die Mitwirkungspflichten und damit auf die Vertragsgestaltung haben.

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