Digitalisierung: Warum der Business Case immer mehr an Bedeutung gewinnt

Mit den Entwicklungen der vergangenen Jahre und der zunehmenden Bedeutung der Digitalisierung hat sich auch die Sichtweise auf die IT verändert. Hatten IT-Abteilungen ursprünglich einzig und allein die Aufgabe Netzwerk, Computer und Mobilgeräte des Unternehmens am Laufen zu halten und dafür zu sorgen, dass Toner und Papier in den Druckern vorhanden ist, erwartet jeder Geschäftsführer heute, dass sie einen wesentlichen Beitrag für den Unternehmenserfolg leisten.

Insbesondere im Zuge der Digitalisierung wird die IT zum Innovationstreiber und Erfolgsfaktor innerhalb des Unternehmens – sie optimiert proaktiv Geschäftsprozesse und entwickelt neue Produkte oder Services für Kunden sowie vollkommen neue Geschäftsmodelle.

Waren IT-Abteilungen gestern noch als Cost Center damit beschäftigt, Wege für Kosteneinsparungen zu finden, so übernehmen sie heute eine weitaus aktivere Rolle dabei, Mehrwerte und einen klaren Wettbewerbsvorteil für das Unternehmen zu schaffen. War die IT gestern rein auf Kosten fokussiert, ist sie heute mehr denn je mit dem Thema Wirtschaftlichkeit konfrontiert. Immer häufiger sieht sich die Leitung der IT- und/oder Digitalisierungsabteilung mit Fragen der Geschäftsführung konfrontiert, wie: Welche Projekte planen Sie in den nächsten Jahren im Bereich IT/ Digitalisierung und welchen wirtschaftlichen Nutzen können wir davon erwarten? Welchen monetären Mehrwert liefert uns eine Investition in IT/ Digitalisierung?

 

Analyse von Kosten und Potentialen

Um diese Fragen beantworten zu können, müssen für jede Investition neben den Kosten auch die Potentiale für das eigene Geschäftsmodell und die Geschäftsprozesse sowie die damit einhergehenden Risiken analysiert und bewertet werden. Die Antwort auf diese Fragen liefert ein vollständiger Business Case. Dieser Business Case gliedert sich grundsätzlich in zwei Bereiche: Die Kostenanalyse und die Potentialanalyse.

Bei einer Investition in IT/ Digitalisierung müssen auf der Kostenseite in der Regel folgende Treiber identifiziert und bewertet werden:    

 

  • Lizenzkosten für die Software
  • Kosten für die Hardware / Hosting
  • Laufende Kosten für den Betrieb der Software und Wartung
  • Kosten für die Implementierung durch einen Dienstleister

 

Bei der Potentialanalyse stehen auf der Nutzenseite gegenüberliegende Einflussfaktoren:

 

  • Reine technische Optimierung von Geschäftsprozessen durch moderne IT-Technologie (bspw. Steigerung der Geschwindigkeit von Datenbankabfragen)
  • Rationalisierung von Prozessen durch Digitalisierung (bspw. Einsatz von RPA zur Automatisierung von Sachbearbeitertätigkeiten)
  • Prozessinnovation im Zuge einer Neustrukturierung von Prozessen (bspw. Einsatz von KI zur interaktiven Beantwortung von Kundenanfragen)
  • Erschließung neuer Marktpotentiale durch innovative Geschäftsmodelle (bspw. Einsatz von Dynamic Pricing für eine kundenindividuelle Preis-Produkt-Strategie)

 

Die Optimierung von Geschäftsprozessen erfolgt dabei hinsichtlich der drei Kriterien Zeit, Qualität und Kosten. Die zeitliche Optimierung eines Geschäftsprozesses, erfolgt durch die Reduktion der Bearbeitungszeit je Durchführung eines Prozessschritts. Übernimmt z.B. ein Roboter eine vorher manuell durchgeführte Tätigkeit, so entfällt der manuelle Anteil und die vormals aufgewendete Zeit wird zukünftig eingespart. Die Erhöhung der Qualität führt dazu, dass in anderen Prozessen weniger Zeit, beispielsweise für Fehlerkontrollen und –behebung aufgewendet werden muss. Ein Projekt zur Steigerung der Stammdatenqualität hat beispielsweise zur Folge, dass weniger manuelle Fehlerkorrekturen durchgeführt werden müssen und diese Zeit im operativen Prozess eingespart wird. Das Kriterium Kosten misst die direkt verursachten Kosten. Wird z.B. ein ehemals per Post verschicktes Dokument per E-Mail versendet, spart das Unternehmen neben dem Papier auch Briefumschlag und Porto für den Versand.

  

Entscheidend ist der Return on IT 

Durch die zeitliche Gegenüberstellung der erwarteten Kosten und Nutzen einer Investition erhält man eine klassische Return on Invest (RoI)-Kurve. Mit diesem Schritt wird eine ursprünglich technologisch-orientierte Investition in betriebswirtschaftliche Kennzahlen übersetzt. Diese Übersetzung ist besonders wichtig, da heutzutage betriebswirtschaftlich-orientierte Entscheider über die Durchführung von IT-Projekten entscheiden.

Neben der initialen Überzeugung des Managements empfiehlt es sich, das gesamte Projekt ab Projektstart über die betriebswirtschaftliche Kennzahl des Projekt-RoI zu steuern. Dafür sind für jede Veränderung und Entscheidung die Kosten und Potentiale zu analysieren. So erhält man eine RoI-Betrachtung für jede Entscheidung, die in den Projekt-RoI einfließt. Diese zentrale Größe dient damit der Steuerung des Projekts und ist zeitgleich der Gradmesser ob das Projekt erfolgreich durchgeführt wurde und sich die IT-Investition gerechnet hat.

Zum Leistungspaket „Wirtschaftlichkeitsrechnung mit score"

 

 

 

 

 

 

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